ScanSnapを確定申告で便利に活用できた話

いつもの匠
いつもの匠

ガジェットで確定申告がもっと楽に終わらないかな……?

確定申告は何年かやって手続きに慣れてきても、なかなか手間がかかる面倒な作業です。

かくいう筆者も10年以上は確定申告をやっていて、毎年苦労しています。

さらに2022年からは個人事業主として開業したので、更に大変です。そこで、少しでも手間を減らしたいと考えてスキャナ「ScanSnap」を新調しました。

そのせいか、友人から「ScanSnapってどうなの?」と聞かれる機会が増えました。

この記事ではそんな質問に答えるべく、ScanSnapを使って確定申告をラクにする方法をご紹介します。この記事を読めば、ScanSnapが自分の確定申告に役立つか判断できるようになります。

注意!

この記事は個人事業主や副業で扱う方を想定しております。法人の方はきちんと専門家にご相談ください。

ScanSnapの概要

既にご存じの方は、こちらをクリックして先に進んでください。

筆者が保有するScanSnapのフラグシップモデルことScanSnap iX1600。白い筐体が妻にも好評です。
筆者が保有するScanSnap iX1600

ScanSnapシリーズ

富士通グループの子会社、株式会社PFUが販売している人気イメージスキャナの1つです。自炊(紙媒体の書籍の電子化)や名刺の電子化サービスなどで、爆発的な普及を果たしたイメージスキャナです。

このScanSnapシリーズに共通する特徴は以下の通り。

  • 小型
  • オートシートフィーダ
  • 高速スキャン
  • 個人でも扱える価格帯
  • 純国産

業務用途にも使われている人気シリーズで、筆者の会社のオフィスにも備え付けられていました。フラッシュベッド型スキャナの衰退にトドメを刺したのが、このScanSnapシリーズではないのかなと個人的には考えています。

ちなみに、筆者はScanSnapは2008年から使用しておりまして、自炊歴14年目のベテランです。自炊(書類や書籍の電子化)のコツは、こちらの記事をご覧ください。

いつもの匠
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ScanSnapが無いと生きられない身体に……

ScanSnap iX1600

ScanSnapシリーズのフラグシップモデル、それがこの ScanSnap iX1600 です。

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主な特徴は下記の通り。

・ScanSnap史上最速の毎分40枚の高速スキャン。パソコンはもちろん、スマートデバイス接続時も安定した高速スキャンを実現します。
・簡単操作のタッチパネルを搭載。目的に応じたアイコン(プロファイル)を選んでスキャンするだけの直観操作。 アイコンは保存先やファイル形式などユーザーにあわせてカスタマイズできます。そのためチームで使用するときも簡単便利。タッチパネル上でユーザーを簡単に切り替えることができ、自分だけのプロファイルを迷わず選べ快適にお使いいただけます。
・クラウド保存もワンタッチ!Wi-Fi(2.4/5GHz帯)対応でスキャナーがPCやスマートデバイスとワイヤレスでつながるだけでなく、インターネットにも直結。文書管理、名刺管理、経費精算や家計簿などの多彩なクラウドサービスへの保存もタッチパネルからワンタッチ。
(以下略)

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公式には色々ありますが、筆者が考える主な特徴は以下の3つです。

  • 毎分40枚の高速スキャン
  • タッチディスプレイ操作
  • Wi-Fi対応
  • クラウド連携

どれくらい高速スキャンができるのかはこちらでご紹介しました。

これに加えて、以前の古い機種と比較すると次の機能も役立ちます。

  • レシート読み取りでのZaim連携
  • ScanSnap Homeでドキュメント管理
  • ScanSnap Cloudで直接クラウド連携

実はこのScanSnap Homeが優秀なので、使い勝手の良さに拍車をかけていると言っても過言ではありません。

ScanSnap Home

ScanSnap自体の管理も行いつつ、スキャンしたデータ管理・編集も行える優れた管理ソフトウェアです。

者のScanSnap Home画面にて、コンテンツビューを開いている画面。サムネイルに加えて、属性情報が見られるのが良いですね。
筆者のScanSnap Home画面その1(コンテンツビューあり)
者のScanSnap Home画面にて、サムネイル表示。主にこの画面で作業することが多いです。サムネイルのサイズが細かく変更できるので、エクスプローラより便利。
筆者のScanSnap画面その2(サムネイル表示)

スキャンした書類にタグ付けしたり、フォルダ管理したり、と色々な方法で管理しやすくできます。

また、ファイルをダブルクリックすると、ビューアでファイルを手軽に閲覧できます。

ScanSnapでスキャンした書籍「定年からでも間に合う老後の資産運用」を開いたところ。
ScanSnapでスキャンした書籍を開いたところ

この ScanSnap Homeのビューアが秀逸です。Adobe ReaderなどのPDFビューアと比べても、かなり軽快という使い勝手の良さに加えて、次のようにページの入れ替えやファイルの結合もできるのが素晴らしいです。

付属のKofax Power PDF Standardでも行える作業です。ただ、より早く、より手軽に行えるのが強みです。そのため、筆者にとっては、いまやScanSnap Homeが手放せなくなっている理由の1つがこの機能になっています。

また、ScanSnap Homeのホーム画面の左上に位置する「ScanSnap」ボタンをクリックすると、次の画面が現れます。

ScanSnap Home プロファイル管理画面です。こちらがScanSnapの動作の使いやすさを決める肝!
ScanSnap Home プロファイル管理画面

この設定画面でScanSnapのプロファイル管理を行います。このプロファイルがScanSnapを使い勝手を決めるので、かなり重要なポイントです。というのも、ScanSnapプロファイルでは下記のような設定を行えます。

ScanSnap 新規プロファイルの追加画面では、多彩なテンプレートが用意されているのが良いですね。筆者はここから自分用にカスタマイズします。
ScanSnap 新規プロファイルの追加
  • スキャン設定(カラーモードや画質など)
  • スキャン後のアクション(保存先など)

この2つをスキャンする文書ごとにキッチリ作るだけで、かなり作業効率が上がります。

特に、スキャン後のアクション(設定項目では「管理」)にクラウドを選択すると、ScanSnapからPCなどを介さずに直接クラウドサービスへ保存できるようになります。

ScanSnap標準のDropboxプロファイル。ほぼ自動でDropboxに保存するというだけのプロファイル。PC不要で保存できるのが魅力。
ScanSnap標準のDropboxプロファイル

パソコンやスマホなどを起動する、煩わしかった手間が省けるという意味でも、非常に効果が高い機能です。

ちなみに、下記のように連携できるクラウドサービスも豊富です。

ScanSnapが連携可能なクラウドサービスはびっくりするくらい沢山ありますが、主にクラウドサービスか会計システム、名刺管理サービスです。
ScanSnapが連携可能なクラウドサービス
  • Dropbox
  • Microsoft OneDrive
  • box
  • Evernote
  • Google Drive
  • Eight
  • ScanSnap Mail
  • ICSクラウド
  • SAP Concur
  • Dr.Wallet
  • freee
  • Money Forward
  • MJS
  • STREAMED
  • TKS証憑ストレージサービス
  • Google Photo
いつもの匠
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愛用のZaimが無いのだけが惜しい……

なお、プロファイルをスキャンの度に選べるのは、液晶画面搭載のScanSnap iX1600だけです。高価なフラグシップモデルの液晶画面は伊達じゃない!ということですね。

キチンと設定すると、実機の液晶画面には設定画面とまったく同じように表示されます。

筆者のScanSnapの液晶画面です。設定画面とまったく同じ状態になります。
筆者のScanSnapの液晶画面

なお、詳しい使い方はこちらが参考になります。

ScanSnapヘルプ
カラーイメージスキャナー ScanSnapのヘルプページです。ScanSnapおよびScanSnap Homeの操作方法、利用シーンごとの活用方法、Wi-Fi接続方法、使用中のトラブル対処方法、およびScanSnapのメンテナンス方法を参照できます。

以降のパートでは、確定申告で実力を発揮させる方法を具体的に紹介します。

ScanSnapで確定申告をラクにする方法

確定申告でめんどくさいのは、たくさんの書類をかき集めて、集計して、間違いなく申告するという作業です。紙のまま作業を行うと、散らばるわ、探す手間がかかるわ、なかなか大変です。

そこでまず最初に紙のスキャンをします。これだけで時間短縮ができます。

ScanSnap導入前後の作業時間の差分イメージ。だいたい体感では半分くらいにはなった感覚があります。
ScanSnap導入前後の作業時間の差分イメージ

筆者の場合は半分以下の時間で済むようになりました。具体的な改善方法は以下の通りです。

医療費控除

医療費控除で面倒くさいのは、医療機関から紙で受け取るレシートや領収書の整理と集計です。数枚なら良いですが、数十枚になってきた時の手間は馬鹿にできません。

かくいう筆者の2021年分は58枚ありまして、この工程はかなり大変でした。そこで筆者の場合、まずは次のScanSnapプロファイルを作成しました。

筆者の医療費の領収書を、医療費控除のために保存するプロファイル。1つキチンと作りこんでおくだけで、後の作業時間がかなり短縮できます。
筆者の医療費領収書のプロファイル

ポイントは以下の通りです。

  • PDFファイルとして保存する
  • タイトルは[文書内日付]_[タイトル]とする
  • スキャン後は、予め用意したDropboxの医療費控除フォルダに保存する

ScanSnapはOCRも優秀なので、少なくとも日付をファイル名に自動で付与してくれるだけ助かります。

そして、スキャン後に医療機関と金額をファイル名に追記すれば、その後の作業がラクになります。

筆者の医療費領収書のフォルダには、ファイル名で整理した医療費の領収書のPDFが多数並びます。
筆者の医療費領収書のフォルダ

家族のものがある場合は、医療を受けた人の名前もファイル名に入れると尚良いですね。筆者の場合は1人分だけだったので省略しています。

医療費の場合、確定申告する際には所定のExcelファイルへ入力してからアップロードします。このファイル名変更の工程をキッチリやっておくと、スキャンしたファイルを開く今後の手間が不要になります。

パソコンに詳しい人であればコマンドプロンプトでファイル一覧をコピーして、Excelファイルへペーストするだけで完了できます。これは劇的に作業量が減る作業です。

これで医療費控除の領収書/レシート集計作業が、かなり時間短縮できました。

いつもの匠
いつもの匠

これが一番役に立つ場面だね!

ちなみに、ScanSnap iX1600には標準で名刺・レシートガイドが標準添付されています。このガイを使うと、薬局やコンビニで発行されるレシートタイプの領収書がスパッとスキャンできます。取り付けが面倒くさいですが、筆者は気に入って使っています。

筆者のScanSnapに名刺・レシートガイドを取り付けた状態。大量のレシートでも漏れることなく、スパッとスキャン可能です。
名刺・レシートガイドを取り付けた状態

なお、スキャンの終わった原本は保管が必要なので注意が必要です。

ふるさと納税の寄付金控除

ふるさと納税を含む寄付金控除の申請も、医療費控除の場合と同じです。手間がかかるのは、各方面から送られてきた寄付証明書の整理と集計です。

数十枚の寄付証明書を集計する手間は馬鹿にできません。筆者の場合、次のScanSnapプロファイルを作成しました。

筆者の寄附金受領証明書のプロファイル です。こちらも医療費の場合と同じようにキチンとプロファイルを作りこんでおきます。
筆者の寄附金受領証明書のプロファイル

ポイントは以下の通りです。

  • PDFファイルとして保存する
  • タイトルは[文書内日付]_[タイトル]とする
  • スキャン後は、予め用意したDropboxの寄付金受領証明書フォルダに保存する

先にも紹介しましたが、ScanSnapはOCRでファイル名に日付を付与してくれるので助かります。OCRで読み取れるように、書類の日付が最初に読みとれるよう切り取っておくのもポイントです。

スキャンした後は、寄付先と金額をファイル名に追記します。これでその後の作業がラクになります。

筆者の寄附金受領証明書フォルダには、ファイル名を適切に設定したファイルが並ぶため、確認が簡単です。
筆者の寄附金受領証明書フォルダ

寄付金控除では一括入力のメリットはありませんが、検算や集計には役立ちます。また、ふるさと納税以外の寄付金(赤十字社への寄付など)は個別入力が必要ですから、この方法が役立ちます。

新型コロナウイルス関連で寄付控除できる寄付をした人は、ぜひ活用しましょう。

経費精算

個人事業主や副業をする人にとって、経費を集計するための領収書やレシートの整理と集計も手間がかかります。これは確定申告のタイミングだけでなく、領収書やレシートを受け取るたびにすぐ電子化しておくべきです。

2022年から施行された電子帳簿保存法の改正のうち、スキャナ保存の要件にもなってきます。そこで、 領収書やレシートを受け取ってすぐ適切に保存できるように、筆者は次のScanSnapプロファイルを作成しています。

筆者の経費書類のプロファイルは簡単です。Dropboxの決めたフォルダに保存するだけ。
筆者の経費書類のプロファイル

ポイントは以下の通りです。

  • PDFファイルとして保存する(変更不可にする)
  • タイトルは[文書内日付]_[タイトル]とする
  • スキャン後は、予め用意したDropboxの経費フォルダに保存する

詳しい内容は国税庁のホームページなどで確認するべきですが、これだけで手に入れて2ヶ月以内にクラウドへ格納する訂正・削除履歴を残せる、という2点を簡単に満たせるようになります。(前者の要件は心がけが必要ですが)

加えて、電子帳簿保存法の検索要件では、ファイル名を「日付_支払先_金額.pdf」といった形で保存する必要があります。

このうち、ScanSnapで保存すれば日付は自動で付与できるため、あとは支払先と金額だけをファイル名に付与すれば完了です。

あとから集計するのも簡単になって、電子帳簿保存法を満たせるようになって一石二鳥です。

いつもの匠
いつもの匠

ここはまだ試行錯誤が必要かも

ScanSnapは確定申告にかかる手間を減らしてくれる

筆者宅で獅子奮迅の活躍をするScanSnap iX1600。いまや無くてはならない存在で、専用の棚上に陣取っています。
筆者宅で獅子奮迅の活躍をするScanSnap iX1600

ご紹介してきた取り、ScanSnapは確定申告にかかる手間を確実に減らしてくれます。

  • 医療費控除のために医療費申請フォームへの入力の手間や間違いを減らす
  • 寄付金控除の一覧作成の手間や間違いを減らす
  • 経費の一覧作成や集計の手間や間違いを減らす

もちろんゼロにしてくれるわけではありませんが、書類を電子化して集計や検索を簡単にできます。部屋のスペース確保には大いに役立ってくれます。これらはScanSnapの高速スキャン優秀なプロファイル機能管理機能があってこそです。

ScanSnapは一度使うと手放せなくなるガジェットですから、ぜひ試しほしいです。ただ、ScanSnapの難点は高価なところです。

そこでScanSnapを安価に手に入れたい方は、下記の記事を併せてご覧ください。

1人でもScanSnapを利用して、確定申告の手間が減らせることを願っています。

最後まで読んでいただいて、誠にありがとうございました。